Dette innlegget er til dere som leter etter tips og råd om planlegging av litt større tilstelninger, bursdager, firmafester, 17. mai, bryllup, julebord, nyttårsfest osv.
Personlig har jeg alltid likt å arrangere litt større fester og annledninger, selvfølgelig med vekt på maten da jeg er over gjennomsnittet interessert i mat og matlaging, sunt til hverdag og 'alt tillatt' til fest.
Hver gang det skal arrangeres noe setter jeg meg grundig inn i alle sider av arrangementet, scroller timesvis opp og ned i googlesøk, drar frem alt av bøker og skriver notater og lister. Hadde det ikke vært for at jeg koser meg med det, så ville jeg aldri tatt på meg å arrangere noe som helst! Fra A til Å kan du beregne uendelige timer, dager og uker.
Jeg har tidligere skrevet innlegg om arrangering av fester, særlig jul og nyttår med forslag til menyer etc., denne gangen blir det mer fokus på buffet, dekorering. Beregning av mat og drikke til mange personer. Økonomi, med tips til billigere løsninger. Hva som kan gjøres ferdig på forhånd, tidsplanlegging og hvordan du kommer i mål uten mange hjelpere eller med.
Siden det er mange ting å tenke på i forbindelse med planlegging av en fest, lager jeg flere poster, en for hvert step og med pdf filer dere kan laste ned og forandre til eget bruk:
Step 1: Oversikt - Grove linjer
Step 2: Hvor - lokale
Step 3: Dérolement, praktiske gjøremål
Step 4: Gjester, Invitasjon
Step 5: Budsjett, pris
Step 6: Sosiale mediaer
Step 7: Equipement
Step 8: Musikk
Step 9: Dekorasjon inne-ute-bord
Step 10: Mat
Step 11: Planlegging av retter - mengder
Step 12: Tidsskjema
Step 13: Siste hånd på værket
Step 1
Oversikt
Det er lurt å lage en oversikt over festen, hvor stort arrangement du skal/vil/kan lage og alle andre detaljer som er viktig for å begynne. Brainstorming for å lufte alle mulige ideer er en kjempefin måte å begynne på. Ta ett ark og skriv ned de viktigste punktene og rundt punktene skriver du alle små og store ideer, så er det bare å ta vekk de utenkelige og jobbe videre med de du/dere liker. Dett kan gjøres i gruppe eller alene, med hjelp av internett og søkemtorer eller bøker etc.
Når: Selvfølgelig er det i visse tilfeller helt logisk, som nyttårsaften , halloween etc. I andre tilfeller må det bestemmes, samme med klokkeslett for start og slutt. For mindre arrengement er det mer fritt, men i enkelte større samenheng kan dette foreksempel være viktig for regler i lokalet eller samfunnet.
Ta hensyn til hvem festen/arrengementet er for , andre begivenheter det er best å ikke kræsje med osv.
Hvor: Hjemmefest eller leie av lokalet, arengement hos noen kjente med stort hus e.l. Uansett så bestemmes dette utifra anledning og ikke minst antall gjester, eller motsatt. Hvis du skal leie, hva er mulighetene og hvilken beliggenhet, størrelse ønsker du. Overnattingsmuligheter eller ikke.
Gjester: Hvem ønsker du å invitere, eller hvem er selvfølgelig med (f.eks. julebord på jobben: alle ansatte m/u følge, barn etc.) Jo raskere du får oversikt jo raskere kan du lage innbydelser og få en oversikt over hvor mange som kommer. I noen tilfeller må du kanskje sette en grense i henhold til kapasitet.
Budsjett: Veldig viktig punkt for alle som ikke har ubegrenset, hvis det er snakk om ett firma vil det ofte være avsatt ett visst budsjett, privat vurderer ma hvor mye man ønsker å bruke f.eks. ved dåp, konfirmasjon og brylupp. Ved vennefester eller foreningsfester kan det være snakk om ett betalt arrangement og man må bestemme en pris per person før innbydelsene sendes ut. Ikke glem dekorasjon, servise, mat, betalte hjelpere/servitører, underholdning, gaver etc. ettersom hva du arrengerer.
Dekorasjon/Tema/underholdning etc: Alle fester har et tema, så enkelt som høst eller så selvfølgelig som en dåp. Noen ganger er det opp til deg som planlegger om det skal være bestemte kostymer, antrekk etc. F.eks. 80'tallet, kjendiser, snow-white, St. Valentin, påske etc og utifra den avgjørelsen kommer valg av farger i dekorasjonen. De fleste vil velge en-to hovedfarger og noen farger som passer til til mindre pynt, er det ett gullbryllup er gul en hovedfarge. Regnbuens farger fordi som ikke vil velge bare en. Lurt å nevne i innbydelsen eller ihvertfall informere om hvis du ønsker spesielle farger på antrekkene.
Mat og drikke: Enkel aperitif, konvivial buffet eller middagsservering, det er nå du bestemmer 'når' du skal arbeide eller om du skal bestille catering, eller rett og slett om det er en fest hvor alle bidrar. Ta hensyn til om gjestene og anledningen passer til å sitte stille ved bordet eller gå fra og til, hvor vidt alternativene skal være mange eller kun en meny.
Tid/hjelpere/festkomite: Forening eller firma vil kanskje velge en komite til å ta seg av arbeidet er det en privatfest er det du selv som står for alt, eller er det noen hjelpere involvert. Skal det ha høyde for serveringshjelp (middag) eller hjelp til forberedelser (buffet) ? Eller har alle med seg en rett og jobben står i å koordinere hva som skal tas med ?
Bruk en notatbok eller litt mer moderne lag ett dokument på PC'n.
Step 2 i neste post 9 november
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar
...til stor glede for bloggforfatteren :-)